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后備干部培訓(xùn)專題

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石婷-關(guān)于人事檔案管理情況的調(diào)研報(bào)告

作者：石婷

來(lái)源：人力資源部

發(fā)布時(shí)間：2020-12-21

人事檔案管理是企事業(yè)單位工作的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的重要信息源，管好用好人事檔案,對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。近年來(lái)，隨著人事管理制度改革的不斷深化，人事檔案工作面臨著許多新情況、新問(wèn)題。因此，如何適應(yīng)改革需要，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，使其更好地為人事工作服務(wù)，成為人事檔案管理部門(mén)以及人事工作者需要研究解決的一個(gè)重要課題。在此大環(huán)境下，我通過(guò)采取信息收集、實(shí)地調(diào)研等方式對(duì)公司人事檔案管理進(jìn)行了調(diào)研。現(xiàn)將調(diào)研情況報(bào)告如下： 一、充分認(rèn)識(shí)人事檔案在企業(yè)管理中的重要作用 人事檔案中詳細(xì)記錄了人力資源信息，能夠從中反映出工作人員的個(gè)人履歷、薪資、學(xué)歷教育以及組織關(guān)系等，可作為人才評(píng)估和考核的依據(jù)，并為人力資源的利用和安排提供重要指導(dǎo)。 （一）個(gè)人成長(zhǎng)的記錄 有一句話說(shuō)，通過(guò)人事檔案可以了解一個(gè)人的一生。此話并不為過(guò)，從某種意義上來(lái)說(shuō)，人事檔案是對(duì)員工個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的記錄，能夠呈現(xiàn)出員工的個(gè)人全貌，同時(shí)人事檔案還有動(dòng)態(tài)性和流動(dòng)性的特點(diǎn)，其中的信息、材料，會(huì)隨著員工的不斷成長(zhǎng)而增加和補(bǔ)充，并根據(jù)員工的調(diào)動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。 （二）工作價(jià)值的體現(xiàn) 檔案是一個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)檔案能清楚了解員工過(guò)去的工作軌跡，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供參考。在人員的錄用、晉級(jí)、考核上，都會(huì)通過(guò)檔案來(lái)考察其德、能、勤、績(jī)等情況，以便能夠全面詳盡地了解員工的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到重要的參考作用。 二、公司人事檔案管理的基本情況 截止2020年11月，公司共管理員工人事檔案436卷，其中在職人員人事檔案374卷、退休人員人事檔案51卷、離職人員人事檔案7卷，死亡人員人事檔案4卷。按照分級(jí)管理原則，公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員人事檔案共6卷分別由省交通廳、交投集團(tuán)及外派單位管理；按照退休人員社會(huì)化管理相關(guān)要求，退休人員人事檔案將在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一上交當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)機(jī)構(gòu)管理。 通過(guò)近年來(lái)的努力，公司人事檔案逐步向制度化、規(guī)范化邁進(jìn)，為人力資源管理工作提供了堅(jiān)實(shí)支撐。 （一）從組織領(lǐng)導(dǎo)上說(shuō)，成立了人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面分析、研究人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。自2015年以來(lái)，在公司黨委的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，分批集中開(kāi)展了人事檔案專項(xiàng)審核工作，對(duì)檔案整理、歸檔過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了專項(xiàng)研討、審核和認(rèn)定，為檔案內(nèi)容回歸本真奠定了基礎(chǔ)，營(yíng)造了人事檔案工作的“青山綠水”，在干部考察、提職備案以及紀(jì)檢審計(jì)部門(mén)日常工作等方面發(fā)揮了重要作用。 （二）從基礎(chǔ)建設(shè)上說(shuō)，投入力度大、基礎(chǔ)設(shè)施全，為人事檔案管理維護(hù)奠定了良好基礎(chǔ)。按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，基本做到了檔案室、檔案員辦公室“二室”分開(kāi)，同時(shí)為檔案室安裝了防盜門(mén)窗，配齊了溫濕度計(jì)、滅火器、防腐防蟲(chóng)劑、碎紙機(jī)等物品，“三專”“六防”措施一應(yīng)到位。 （三）從日常管理上說(shuō)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了制度化、流程化，檔案工作有章可循、有制可依。根據(jù)人事檔案日常管理和使用情況，建立和完善了《人事檔案管理制度》、《人事檔案保管保密制度》、《人事檔案查（借）閱制度》、《歸檔接收制度》等，并就人事檔案在員工入職、離職等過(guò)程以流程圖的方式進(jìn)行了固定，從而使人事檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度的約束和保障。 三、需進(jìn)一步提高和完善的方面 目前，公司的人事檔案管理己進(jìn)入平穩(wěn)運(yùn)行階段，日常的工作主要是根據(jù)人事檔案材料的更新進(jìn)行審核、整理和歸檔，但隨著社會(huì)進(jìn)步以及電子化的日益普及，傳統(tǒng)的人事檔案管理己不能滿足和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，通過(guò)近年來(lái)的工作實(shí)踐，我認(rèn)為現(xiàn)階段公司的人事檔案管理在以下方面還有待進(jìn)一步提高和完善： （一）管理方式有待提升。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式都缺乏技術(shù)性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時(shí)需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現(xiàn)代化飛速發(fā)展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效配置。 （二）管理意識(shí)程度不夠。人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，但就公司目前人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)講，人事檔案員是一崗多職，雖然經(jīng)過(guò)一些檔案管理方面的培訓(xùn)，但對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的、全面的了解還不是很透徹，對(duì)有關(guān)檔案的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)了解不深，這也為更長(zhǎng)一段時(shí)期人事檔案管理工作的提升帶來(lái)壓力。 四、對(duì)于當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展方向的探索 （一）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。做好人事檔案管理工作，不僅需要檔案人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，更需要具備與時(shí)俱進(jìn)的眼界，要堅(jiān)持用新的觀念看待事物、用新的技術(shù)指導(dǎo)工作。同時(shí)還需要管理者在人事檔案管理先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)上下功夫，要積極探究迎合時(shí)代發(fā)展的管理方式，俗話說(shuō)，變革才能進(jìn)步、變革才能發(fā)展。只有保持發(fā)展的眼光才能使人事檔案管理工作不斷向科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化邁進(jìn)。 （二）牢固樹(shù)立檔案管理法制觀念。人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，是公正選人用人的基礎(chǔ)性工作。近年來(lái)，在一些地方和單位出現(xiàn)了改學(xué)歷、改履歷、改年齡等干部檔案造假的問(wèn)題，嚴(yán)重地破壞了黨內(nèi)政治生態(tài)環(huán)境。加強(qiáng)干部人事檔案管理法制化建設(shè)的工作力度，是在新形勢(shì)下深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記依法治國(guó)新理念、圍繞培養(yǎng)和選拔黨和人民需要的好干部等一系列新思想、新要求，以及從嚴(yán)治黨的迫切需要。 （三）加強(qiáng)以人為本的管理理念。人事檔案管理主要是從事關(guān)于人的工作，在工作過(guò)程中應(yīng)充分重視人的主觀因素，將人事檔案管理的發(fā)展方向轉(zhuǎn)移到“以人為本”的理念上來(lái)，將人作為進(jìn)行人事檔案管理的重心，將人的需要作為重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升服務(wù)于人的理念，想群眾之所想、急群眾之所急，為需要服務(wù)的人搭建一個(gè)有利的平臺(tái)。 （四）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的人事檔案信息大多是以紙質(zhì)為載體，在保管、使用過(guò)程中很容易受到損壞，極其不利用檔案的長(zhǎng)期管理。隨著電子和網(wǎng)絡(luò)的普及，人事檔案管理應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)有科學(xué)技術(shù)手段，將個(gè)人或組織的檔案信息準(zhǔn)確地錄入到相應(yīng)計(jì)算機(jī)人事管理系統(tǒng)中，這樣不僅可以延長(zhǎng)檔案的使用保管“壽命”，更好地為人事工作服務(wù)，同時(shí)還能夠有效地節(jié)省人力、物力和財(cái)力。 （五）傳統(tǒng)與現(xiàn)代的有效融合。人事檔案管理工作向信息化邁進(jìn)是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，但也應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到，向信息化、電子化邁進(jìn)并不等于將傳統(tǒng)的管理方式全部廢棄，這需要一個(gè)過(guò)程，是傳統(tǒng)向現(xiàn)代過(guò)渡的過(guò)程、是傳統(tǒng)與現(xiàn)代相互融合的過(guò)程。一方面，目前形成的檔案極具價(jià)值意義，必須要不惜余力地仔細(xì)保管下去；另一方面，在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上推進(jìn)信息化水平及電子化進(jìn)程，要勇于借鑒傳統(tǒng)管理的經(jīng)驗(yàn)，有序推進(jìn)，切實(shí)保障人事檔案管理的穩(wěn)定。 人事檔案工作是組織、人力資源管理工作中不可缺少的重要組成部分，是做好人力資源工作的重要前提。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)下，人事檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，緊扣公司發(fā)展目標(biāo)，努力開(kāi)創(chuàng)適應(yīng)新形勢(shì)人事檔案管理工作的新思路，新方法，更好地為公司人事決策提供依據(jù)，促進(jìn)公司健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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